Inzwischen machen E-Mails den größten Teil des Schriftverkehrs der meisten Unternehmen aus. Brief und Fax werden immer mehr zu Relikten aus vergangenen Tagen. Umso wichtiger ist es deshalb, geschäftsrelevante Mails entsprechend gesetzlicher Vorgaben aufzubewahren. Dazu müssen die Mails inkl. Anhänge vollständig, manipulationssicher, jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Viele Unternehmen speichern deshalb alle E-Mails auf eigenen Mail-Servern, die mit der Zeit aber immer mehr Speicherplatz und Performance benötigen.

Datensicherungen und Ausdrucke keine Alternative

Da die meisten Unternehmen ein regelmäßiges Backup der gesamten Daten erstellen, sehen Viele keinen Sinn in einer zusätzlichen Archivierung der E-Mails. Das Problem hierbei ist jedoch, dass gelöschte Nachrichten nicht gesichert werden und somit nicht aufbewahrt sind. Um der Aufbewahrungspflicht nachzukommen könnte man deshalb einfach alle Mails ausdrucken und in Ordnern archivieren. Aber auch das ist nicht ausreichend, da beim Druckvorgang lediglich eine Kopie erstellt wird, was eine Veränderung der ursprünglichen Nachricht nicht ausschließt.

Mail-Archiv als Sicherung im Hintergrund

Um alle Anforderungen zu erfüllen ist ein Mail-Archiv unverzichtbar. Es wird zwischen Ein- und Ausgangsserver des Senders und den Empfängern integriert, sodass alle Mails bereits vor der Ankunft im Postfach archiviert sind. Einmal eingerichtet, läuft das Programm kontinuierlich im Hintergrund, bei Wunsch auch auf externen Servern eines Hosting-Anbieters. Zudem bleiben dank der Software die Postfächer der Mitarbeiter stets aufgeräumt und die Speicherkapazität auf einem niedrigen Level. Mithilfe der Volltextsuche, die selbst Anhänge durchsucht, werden alte Nachrichten problemlos in wenigen Minuten im Archiv gefunden und können bei Bedarf wieder ins Postfach kopiert werden.

Damit auch aus Sicht des Datenschutzes alles rechtens ist, können Mails, die personenbezogene Daten enthalten, durch individuell anpassbare Aufträge automatisch nach einer gewissen Zeit aus dem Archiv gelöscht werden. Grundsätzlich müssen alle E-Mails, die Rechnungen, Bilanzen oder sämtliche sonstige Organisationsunterlagen beinhalten 10 Jahre aufbewahrt werden. Damit nicht die eigene Speicherkapazität aufgrund des wachsenden Archivs immer kleiner wird, bieten auch einige IT-Systemhäuser die Auslagerung auf deren Server an.

Sollten Sie noch kein Mail-Archiv im Einsatz haben, informieren Sie sich noch heute über passende Anbieter und nutzen dessen Vorteile!